[직무별자기소개서작성법] 총무

직무별 자기소개서 작성법 - 2. 총무 

서업체의 운영에 필요한 각종 행정업무를 총괄하는 업무를 담당한다. 문서 수발 및 관리, 4대보험관리, 급여 관리, 비품 및 차량 관리가 주된 업무이고 각종 사내 행사를 계획, 준비, 집행하는 것과 관련된 업무를 수행한다. 

일반적으로 총무팀에 일을 하기 위해 필요한 역량으로 꼼꼼한 등의 사무적 능력만을 생각하기 쉬운데, 총무 업무는 생각보다 훨씬 세부적이고 구체적이기 때문에 재정 관리, 물적 자원 관리, 인적 자원 관리, 명확한 판단과 의사 결정 능력, 조직 체계의 분석 및 평가 등의 능력을 요한다. 

업무 집중력에 대한 어필하기 위해 한 가지 일에 몰두를 잘한다는 식의 내용은 총무팀 업무에 어울리는 자기소개 내용이 아니다. 총무는 다방면의 업무를 시시각각 체계적으로 처리할 수 있어야 하기 때문에 넓은 시야와 여러 가지 일을 동시에 처리하는 멀티 테스크 능력을 부각하는 것이 더 좋다. 

- 사무적인 능력이 중요한 총무업무에 서류 수집, 서류 검토 및 수정 업무를 강조해서 어필하도록 한다. 계약서와 문서를 많이 다루는 총무는 문서 작성 능력을 보여줄 수 있는 경험을 서술하는 것도 어필 방법이다. 

- 총무 업무에 모르는 업무를 처리하기 위해 스스로 교육을 찾아서 수강핸다는 등의 경험을 적는 것은 채용하고자 하는 총무팀장 입장에서 신입사원의 업무 태도가 좋다고 생각할 수 있는 요인이다. 총무업무가 생각보다 다양하기 때문에 스스로 업무를 찾고 문제를 해결하는 능동적 인재를 선호한다. 

- 총무팀에서는 어떤 일은 할까?

 총무팀의 업무 중 가장 중요한 업무는 계약서와 거래처 관리이다. 거래처가 변경되거나 특이사항이 있을 때마다 업데이트가 제대로 되어야 혼선이 없다. 특히나 금육거래나 계약 하 ㄹ때 꼭 필요한 법인서류인 사업자등록증, 법인등기부등본, 법인인감증명서는 회사이전이나 상호변경으로 변경될 경우 2주 이내에 신고를 완료하지 않으면 벌금을 낼 수 있으니 이런 점도 유의하여 일을 해야 한다. 또한 법인서류는 등기소 무인발급기를 이용하면 편리한데, 현금과 여분 출력은 필수라 하겠다. 

총무팀은 비품을 구매하는 업무도 하는데, 회사에 필요한 용지, 건전지, 사무용품 등 필요 물품을 구해하는 업무도 한다. 비품구매를 할 때 알뜰하게 사는 법이나 건전지, 정수기 물통 등의 구매시기를 기록하여 구매가 필요한 시기를 체크해 두는 것도 업무 팁이다.  비품을 구매할 때 무작정 구매가 아니라 회사 입장에서 비용절감까지 고려하는 자세가 무엇보다 필요하다. 

총무팀의 업무는 자신을 관리하는 업무가 있는데 회사의 모든 비품과 전자기기는 회사의 자산이기 때문에 재산목록표를 바탕으로 관리한다. 재산목록표는 크게 전자제품, 가구 및 잡화, 청결용품 등으로 분류해 수량을 정확하게 파악한다. 새로운 기기를 사면 모델명을 확인해 등록시키고 업데이트 주기나 AS무상보상기간, 위치를 적어두면 좋다. 비품관리와 별도로 인장관리와 차량관리도 총무팀에서 하는데, 인장은 사용인감과 법인인감으로 구분지어 인감대장을 관리하고, 차량관리는 법인차량정비, 운행일지, 임직원 보험관리를 하는데 운행일지를 잘 작성하면 비용절감에 도움된다. 

표재산목록.xlsx